Grundlagen des Active Sourcings: Strategien und Instrumente für erfolgreiches Recruiting

Active Sourcing ist ein entscheidender Ansatz im modernen Recruiting. Mit ihm suchen Unternehmen proaktiv nach den besten Talenten, anstatt passiv auf Bewerbungen zu warten. Diese Strategie ermöglicht es Unternehmen, für offene Stellen eine qualifizierte und vielversprechende Kandidatenbasis zu erschließen. Active Sourcing hat in den vergangenen Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Dafür gibt es vor allem zwei Gründe:

·         Intensiver Wettbewerb um Talente: In Zeiten, in denen qualifizierte Fachkräfte eine knappe Ressource sind, müssen Unternehmen innovative Wege finden, um Stellen zu besetzen. Durch Active Sourcing erschließen Unternehmen potenzielle Kandidaten, die möglicherweise nicht aktiv auf Jobsuche sind.

·         Bequemlichkeit der Wechselwilligen: Beschäftigte, die eine Anstellung haben, jedoch unzufrieden sind, scheuen mitunter dennoch vor einer Bewerbung zurück. Der Bewerbungsprozess erscheint ihnen zu anstrengend und mühevoll. Genau diese wechselwilligen Kandidaten gilt es für das Unternehmen zu gewinnen.

Den letzten Punkt hat jüngst wieder einmal eine Studie der Beratungs- und Prüfungsgesellschaft Ernst & Young (EY) bestätigt. Knapp 65 Prozent der Deutschen können sich demnach vorstellen, ihren Job zu wechseln. Aber: Nur sechs Prozent der Befragten suchten aktiv und 20 Prozent gelegentlich nach einem neuen Job um. 37 Prozent wären jedoch nicht abgeneigt, sollte sich eine Gelegenheit ergeben. Ein großes Potenzial, das mit Active Sourcing gehoben werden kann.

Es lässt sich nicht von der Hand weisen: Active Sourcing ist zu einem unverzichtbaren Instrument im Werkzeugkasten moderner HR-Abteilungen geworden. Durch die proaktive Suche nach Talenten können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und sicherstellen, dass sie die besten Mitarbeiter für ihre Organisation gewinnen.

Active Sourcing versus Recruiting: Merkmale und Unterschiede

Active Sourcing und (passives) Recruiting sind zwei unterschiedliche Ansätze im Personalwesen, die jeweils ihre eigenen Merkmale und Vorteile bieten. Recruiting zielt darauf ab, Bewerberinnen und Bewerber anzuziehen, die selbst aktiv nach Stellen suchen und sich auf offene Stellen bewerben wollen. Merkmale von Recruiting:

• erreicht Personen, die auf der Suche nach neuen beruflichen Möglichkeiten sind
• sind Stellenanzeigen erst einmal formuliert, lassen sie sich effizient und standardisiert streuen
• Unternehmen erreichen schnell sehr viele Kontakte

Zu den wichtigsten Instrumenten des Recruitings gehören Stellenanzeigen, die passgenau je nach Zielgruppe auf Jobportalen und Stellenbörsen sowie in Printmedien veröffentlicht werden. Auch Anzeigen auf Social Media, beruflichen Netzwerken wie Xing und LinkedIn sowie auf der Unternehmenswebseite zahlen auf die Ziele des Recruitings ein.

Kommen wir nun zu Active Sourcing: Ein zentrales Merkmal dieser Methode ist das zielgerichtete Ansprechen passiver Kandidaten. Dies erreichen Unternehmen nicht mit Stellenanzeigen. Stattdessen müssen die Personalverantwortlichen selbst auf qualifizierte Fachkräfte zugehen und sie zur Bewerbung motivieren. Merkmale von Active Sourcing:

• erreicht alle Personen – Beschäftigte auf Jobsuche sowie Beschäftigte, die nicht auf Jobsuche sind
• die individuelle, direkte Ansprache erzeugt Neugier und hohe Aufmerksamkeit
• generiert wenige, aber hochwertige, vielversprechende Kontakte, da gezielt Personen mit erforderlichen Merkmalen und Qualifikationen angesprochen werden

Welche Vorteile hat Active Sourcing?

Einige Vorteile von Active Sourcing klangen bereits an: Unternehmen generieren mit diesem Ansatz hochwertige Kontakte und können sich im Kampf um die besten Mitarbeiter besser behaupten. Ein weiterer wichtiger Vorteil des Active-Sourcing-Ansatzes ist die Effizienzsteigerung im Recruitingprozess, insbesondere in Bezug auf die Time-to-Hire.

Dies klingt vielleicht zunächst widersprüchlich, da eine aktive Ansprache im Vergleich zu Stellenanzeigen aufwändiger erscheint. Aber: Da Unternehmen potenzielle Kandidaten selbst ansprechen, verkürzt sich der gesamte Rekrutierungsprozess erheblich. Das lange Warten auf Bewerbungen, das Sichten und anschließende Kennenlernen von (auf den ersten Blick) guten Kandidaten – diese Schritte fallen in der Regel nahezu vollständig weg. Dadurch können Unternehmen die Abläufe in der HR effizienter gestalten und schließlich auch Stellen schnelle, mit geringerem Aufwand besetzen.

Darüber hinaus trägt Active Sourcing zur Stärkung der Employer Brand bei. Indem Unternehmen proaktiv auf potenzielle Kandidaten zugehen und sich als attraktive Arbeitgeber präsentieren, können sie ihr Image als Arbeitgeber stärken und sich von der Konkurrenz abheben. Dies kann dazu beitragen, talentierte Fachkräfte anzuziehen und langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidaten aufzubauen. Die Instrumente des Active Sourcing im Überblick:

• Direktsuche auf Jobportalen und sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Xing. Dabei werden Suchfilter und Operatoren genutzt
• Aufbau und Pflege von Talent-Pools und Bewerberdatenbanken, aus denen Unternehmen bei Bedarf schnell rekrutieren können
• Networking: Teilnahme an Branchenveranstaltungen und Meetups, um mit passenden Personen ins Gespräch zu kommen
• Personalisierte Ansprache via E-Mail oder Telefon
• Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Anreize für Mitarbeiter, potenzielle Kandidaten zu empfehlen
• Events wie Bewerbertag oder Speed-Job-Dating, um in einer lockeren Atmosphäre Interessenten kennenzulernen

Der Dreh- und Angelpunkt für Active Sourcing: Xing und LinkedIn

Berufliche Netzwerke wie Xing und LinkedIn eignen sich besonders gut für die Umsetzung von Active Sourcing. Unternehmen sollten sich in jedem Fall dort nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten umschauen, aus mehreren Gründen:

·         Große Nutzerbasis: Xing und LinkedIn haben Millionen von Nutzern weltweit, darunter Fachkräfte aus verschiedenen Branchen und mit unterschiedlichen Qualifikationen.

·         Umfangreiche Profile: Die Nutzer erstellen detaillierte Profile mit Informationen zu ihrem beruflichen Werdegang, ihren Fähigkeiten, ihrer Ausbildung und ihren Interessen. Diese Profile bieten eine reiche Datenquelle, um potenzielle Kandidaten zu identifizieren, die den Anforderungen offener Stellen entsprechen.

·         Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen: Anhand von bestimmten Kriterien lässt sich gezielt nach Kandidaten suchen, zum Beispiel auf Basis von Standort, Branche, Qualifikationen und Bildungshintergrund.

·         Direkte Kontaktaufnahme: Unternehmen können über den Messenger direkt mit potenziellen Kandidaten in Kontakt treten. Sie können eine Nachricht hinterlassen, um Interesse an einer Zusammenarbeit auszudrücken oder Fragen zu stellen.

·         Networking und Empfehlungen: Berufliche Netzwerke erleichtern auch das Networking und die Empfehlungen von Kontakten. Recruiter können bestehende Kontakte nutzen, um potenzielle Kandidaten zu identifizieren oder gezielt nach Empfehlungen fragen.

Insgesamt bieten die Plattformen Xing und LinkedIn Zugang zu unzähligen, attraktiven Kandidatinnen und Kandidaten. Konkret stehen Recruitern auf Xing der sogenannte Talentmanager und auf LinkedIn Recruiter oder Recruiter Lite zur Verfügung. Bevor Unternehmen bzw. Beschäftigte der HR Personen auf Xing und LinkedIn anschreiben, sollten sie einige Vorbereitungen treffen.

Checkliste Xing und LinkedIn: Was Unternehmen beachten sollten

1.      Lizenzpaket buchen: Beide Plattformen bieten verschiedene Lizenzpakete. Unternehmen sollten ein entsprechendes Lizenzpaket auswählen, das ihren Bedürfnissen und ihrem Budget entspricht. Diese Pakete bieten erweiterte Such- und Filterfunktionen, Analysetools und die Möglichkeit, Anzeigen zu schalten. Eine solche Lizenz einzurichten, ist nicht aufwändig, sondern dauert in der Regel etwa 30 Minuten.

2.      Unternehmensprofil gestalten: Ein vollständig ausgefülltes und ansprechend gestaltetes Unternehmensprofil auf Xing und LinkedIn ist entscheidend. Das Profil sollte eine klare Beschreibung des Unternehmens, seiner Mission, Werte und Unternehmenskultur. Fotos, Videos, Mitarbeiterbewertungen und Erfolgsgeschichten machen ein Unternehmensprofil lebendig und überzeugend.

3.      Aktivität zeigen: Unternehmen sollten aktiv auf Xing und LinkedIn sein, indem sie regelmäßig Beiträge teilen, Artikel veröffentlichen, sich an Diskussionen beteiligen und Kontakte knüpfen. Durch diese Aktivität können Unternehmen ihre Sichtbarkeit erhöhen, ihre Expertise demonstrieren und potenzielle Kandidaten auf sich aufmerksam machen.

4.      Zielgruppe und Anforderungen der zu besetzenden Positionen genau zu definieren: Dies umfasst die Erstellung von Kandidatenprofilen, die die Merkmale, Fähigkeiten und Qualifikationen der idealen Kandidaten beschreiben. Dadurch entwickeln Unternehmen ein klares Verständnis dafür, wen sie ansprechen möchten.

5.      Nachrichten formulieren: Beim Senden von Nachrichten an potenzielle Kandidaten ist es wichtig, eine ansprechende und authentische Ansprache zu wählen. Die Nachricht sollte den potenziellen Kandidaten über die offene Stelle informieren, das Interesse des Unternehmens an einer Zusammenarbeit zeigen und einen klaren Mehrwert für den Kandidaten hervorheben. Die Nachricht sollte präzise und professionell formuliert sein, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Es lohnt sich, mit verschiedenen Texten zu arbeiten und auszutesten, welcher am besten funktioniert. Ohnehin ist es wichtig, die Sourcing-Strategie kontinuierlich zu analysieren und zu optimieren. Dies umfasst die regelmäßige Erfolgsmessung anhand von Kennzahlen, zum Beispiel der Response-Rate und Conversion-Rate.

Active Sourcing ist kein Selbstläufer

Eines solltest du aber in jedem Fall im Hinterkopf behalten: Selbst wenn du die richtige Lizenz bei Xing oder LinkedIn gebucht hast, dein Unternehmensprofil vorbildlich gestaltet ist und du die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten angeschrieben hast, werden viele deiner Nachrichten unbeantwortet bleiben. Daran musst du dich gewöhnen und vor allem darfst du dich davon nicht entmutigen lassen.

Damit Active Sourcing wirklich erfolgreich funktioniert, solltest du außerdem den Prozess des Kennenlernens anpassen. Es ist nicht zielführend mit Interessenten, mit denen das Unternehmen über Active Sourcing in Kontakt getreten ist, in den gewohnten Job-Interview-Prozess zu überführen, den auch alle anderen Bewerberinnen und Bewerber durchlaufen. Empfehlenswert ist folgender Ablauf:

1.      Nachricht: Vielversprechender Personen auf Xing oder LinkedIn anschreiben

2.      Telefonat: Mit denjenigen, die geantwortet und Interesse gezeigt haben. Fünf bis zehn solcher Screening-Telefonate sind ideal. Ziel: Passen die Kandidaten wirklich zur Stelle und ins Unternehmen

3.      Virtuelles Kennenlernen: HR-Experte und Führungskraft sprechen mit Kandidaten und prüfen. Ziel: Ist das Interesse auf beiden Seiten weiterhin vorhanden?

4.      Persönliches Kennenlernen: Klassisches Vorstellungsgespräch mit Kandidatin oder Kandidat sowie Führungskraft und weiteren Vertretern des Unternehmens

Active Sourcing erfolgreich im eigenen Unternehmen etablieren

Active Sourcing erfordert genaue Kenntnisse des Arbeitsmarktes, der Zielgruppe und der Branche, sowie Erfahrung in der Nutzung von Xing und LinkedIn und der Durchführung von Veranstaltungen. Zudem ist Active Sourcing zeitaufwändig. Unternehmen sind gefordert, ihre ohnehin begrenzten Ressourcen für Active-Sourcing-Aktivitäten zu nutzen.

1.      Automatisierung von Prozessen: Tools und Software können dabei helfen, Active-Sourcing-Aktivitäten effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen. Dies kann die Verwendung von CRM-Systemen zur Verwaltung von Kandidatendaten, Recruiting-Tools oder Social-Media-Management-Tools sein.

2.      Professionelle Beratung und Unterstützung: Unternehmen können zudem das Fachwissen und die Ressourcen externer Fachleute nutzen. Sie erstellen nicht nur eine fundierte Active-Sourcing-Strategie, sondern setzen die erforderlichen Maßnahmen im besten Fall gleich um.

NEXT Consulting ist für alle Dienstleistungen und Fragen rund um Active Sourcing der optimale Ansprechpartner. Sprechen Sie uns einfach an!

Zusammenfassung: Das nehme ich mit

·         Active Sourcing ist ein zentraler Ansatz im modernen Recruiting, der Unternehmen ermöglicht, proaktiv nach den besten Talenten zu suchen. Es hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, hauptsächlich aufgrund des intensiven Wettbewerbs um Talente.

·         Active Sourcing zeichnet sich durch das zielgerichtete Ansprechen passiver Kandidaten aus, im Gegensatz zum passiven Recruiting, das auf Bewerbungen reagiert.Die Vorteile von Active Sourcing: hochwertige Kontakte, Effizienzsteigerung im Recruitingprozess und Stärkung der Employer Brand.

·         Berufliche Netzwerke wie Xing und LinkedIn eignen sich besonders gut für Active Sourcing aufgrund ihrer großen Nutzerbasis, der detaillierten Profile und Möglichkeit der direkten Kontaktaufnahme.

·         Unternehmen sollten beim Einsatz von Xing und LinkedIn verschiedene Punkte beachten, darunter die Buchung eines passenden Lizenzpakets, die Gestaltung des Unternehmensprofils und die Aktivität auf den Plattformen.

·         Um Active Sourcing erfolgreich im eigenen Unternehmen zu etablieren, sollten Unternehmen Prozesse automatisieren und professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch nehmen.